Datenschutzerklärung
Datenschutzerklärung für die Anwendung Z-EU-S
Nachfolgend erhalten Sie Informationen zum Datenschutz entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See in folgendem Bereich:
Fachstelle für Fördermittel des Bundes Fachbereich Europäischer Sozialfonds (ESF)
1. Wie lautet die Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit?
Die Verarbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten erfolgt im Rahmen des Antragsverfahrens und bei der Prüfung der Verwendung der bewilligten Mittel.
2. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See
Pieperstraße 14-28, 44789 Bochum
Tel. 0234 304 0
Fax 0234 304 66050
E-Mail: zentrale@kbs.de
3. An wen können Sie sich in Datenschutzfragen wenden?
Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See
Knappschaftstr. 1
44799 Bochum
Telefon: 0234 304 - 0
Telefax: 0234 304 - 89290
E-Mail: datenschutz@kbs.de
4. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet und aus welcher Quelle stammen sie?
a) Antragsverfahren:
Die Gewährung von Zuwendungen ist antragsbezogen (Art. 63 Allg. VO i. V. m. § 44 BHO i. V. m. Nr. 3.1 der hierzu ergangenen Verwaltungsvorschriften (VV-BHO) des Bundesministeriums der Finanzen) und bedarf der Mitwirkung der Antragstellenden, unter anderem durch Bereitstellung von personenbezogenen Daten.
Es handelt sich dabei um Angaben zu:
- natürlichen Personen in der Rolle des Vorhabenträgers oder Teilvorhabenpartners: Vorname, Nachname, persönliche Adressdaten, E-Mail-Adresse, Telefon und Geburtsdatum sowie die Ausweisnummer
- Rechtsträger des Vorhabenträgers oder Teilvorhabenpartners: Vor-, Nachname, dienstliche Adressdaten (E-Mail-Adresse, Telefon) der vertretungsberechtigten Personen oder Ansprechpartner
- den wirtschaftlich Berechtigten von Vorhabenträgern und Teilvorhabenträgern wie Vornamen, Nachname und Steueridentifikationsnummer, soweit diese gemäß §§ 20 GwG zur Eintragung der wirtschaftlich Berechtigten in das Transparenzregister verpflichtet sind
- Nutzer des Förderportal Z-EU-S: Vor-, Nachname, dienstliche Adressdaten (E-Mail-Adresse, Telefon)
- Angaben zu künftigen Mitarbeitenden im Vorhaben, wie Vor- und Nachname, Arbeitsverträge, Lebensläufe, Nachweise zu Qualifikationsabschlüssen
Die Daten sind für die Antragsbearbeitung bzw. Bewilligung der Zuwendung gemäß §§ 23, 44 BHO sowie den VV-BHO (insbesondere der Nr. 3 VV zu § 44 BHO) erforderlich, um die Voraussetzungen für die Förderfähigkeit beurteilen zu können. Die erforderlichen Angaben sind in Z-EU-S mit einem * gekennzeichnet. Bei den übrigen Feldern handelt es sich um freiwillige Angaben.
Damit ist die DRV KBS nach Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO berechtigt, die dafür erforderlichen personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Ohne die Bereitstellung der Daten kann der Antrag nicht bearbeitet werden.
b) Prüfung der Verwendung der bewilligten Mittel:
Gemäß Art. 73, 74 i. V. m. Art. 71 Abs. 3 Allg. VO i. V. m. §§ 23, 44 BHO und den VV-BHO (hier insbesondere VV Nr. 10 und 11 zu § 44 BHO) muss die DRV KBS anhand von eingereichten Anträgen auf Ausgabenerstattung (laufende Ausgabenerklärungen) überprüfen, ob die bewilligten Mittel zweckentsprechend verwendet werden.
Hierfür werden die personenbezogenen Daten sowohl der
- Mitarbeitenden im Vorhaben (Name, Vorname, Qualifikationsnachweise, Lebenslauf, Arbeitsverträge, Zuweisungsschreiben, Stellenübertragung, Stundennachweise, ggf. Tätigkeitsnachweise)
- als auch von Honorarkräften (Name, Vorname, Adresse), sowie den wirtschaftlich Berechtigten von Auftragnehmern und Unterauftragnehmern (Vornamen, Nachname und Steueridentifikationsnummer) innerhalb eines Vorhabens soweit die Voraussetzungen des Annex XVII der Verordnung (EU) 2021/1060 vorliegen, abgefragt.
Soweit die Zuwendung vertieft geprüft wird (verwaltungsseitig oder im Rahmen einer Vor-Ort-Kontrolle), werden die entsprechenden Belege / zahlungsbegründenden Unterlagen (z.B. bei Personalausgaben: Lohnjournal, bzw. Lohnkonto, Gehaltsabrechnung, Verdienstbescheinigung (Beamte), Zahlungsnachweis an Mitarbeitende, Nachweis über die Lohnsteueranmeldung, Nachweis über die Anmeldung zur Sozialversicherung, bzw. bei Honorarausgaben: vollständiger Vergabevermerk und die erforderlichen Vergabeunterlagen) angefordert oder vor Ort eingesehen.
Soweit die zahlungsbegründenden Unterlagen personenbezogene Daten enthalten, die nicht für die Abrechnung relevant sind, sind diese zu schwärzen. Hierzu gehören insbesondere Daten nach Art. 9 DSGVO die Rückschlüsse auf rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, sowie auf Gesundheitsdaten zulassen.
Im Übrigen erfolgt die Verwendungsnachweisprüfung auf Grundlage nationaler Regelungen, die Bestandteil des gegenüber dem Vorhabenträger ergangenen Zuwendungsbescheides sind. Darin ist die Nachweispflicht des Vorhabenträgers geregelt sowie das Recht der Bewilligungsbehörde, Bücher, Belege und sonstige Geschäftsunterlagen einzusehen oder anzufordern.
Damit ist die DRV KBS nach Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO berechtigt, von Ihnen die Übermittlung der bzw. Einsicht in die für den genannten Prüfzweck erforderlichen Daten zu verlangen und diese zu verarbeiten. Ohne die Bereitstellung der Daten ist die Erstattung der Ausgaben nicht möglich.
5. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?
a) Verarbeitungszweck
Die Daten für die Antragsbearbeitung bzw. Bewilligung der Zuwendung sind erforderlich, um die Voraussetzungen für die Förderfähigkeit beurteilen zu können. Darüber hinaus muss die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See anhand von eingereichten Anträgen auf Ausgabenerstattung (Ausgabenerklärungen) prüfen, ob die bewilligten Mittel zweckentsprechend verwendet wurden bzw. werden.
b) Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Soweit die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholt, stützt sich die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO auf Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, welche zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich sind, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, dient im Einzelfall auch Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
Soweit die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See personenbezogene Daten zur Wahrnehmung ihrer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben oder in Ausübung öffentlicher Gewalt verarbeitet, stützt sich die Verarbeitung dieser Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO und § 3 BDSG
i. V. m. der entsprechenden gesetzlichen Aufgabennorm.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten beruht darüber hinaus auf:
- der Verordnung (EU) 2021/1060 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Juni 2021 mit gemeinsamen Bestimmungen für den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, den Europäischen Sozialfonds Plus, den Kohäsionsfonds, den Fonds für einen gerechten Übergang und den Europäischen Meeres-, Fischerei- und Aquakulturfonds sowie mit Haushaltsvorschriften für diese Fonds und für den Asyl-, Migrations- und Integrationsfonds, den Fonds für die innere Sicherheit und das Instrument für finanzielle Hilfe im Bereich Grenzverwaltung und Visumpolitik (Allg. Verordnung)
- der Verordnung (EU) 2021/1057 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Juni 2021 zur Einrichtung des Europäischen Sozialfonds Plus (ESF+) (ESF Plus-Verordnung)
- des Programms des Bundes für den Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus-Bundesprogramm) in der Förderperiode 2021 - 2027 (CCI: 2021DE05SFPR001);
- der jeweiligen Förderrichtlinien der ESF Plus-Bundesprogramme, nationalen Bestimmungen, insbesondere §§ 23, 44 Bundeshaushaltsordnung (BHO) sowie die entsprechenden Allgemeinen Verwaltungsvorschriften (VV);
- der Besonderen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung im Rahmen des ESF Plus-Bundesprogramms für den Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus) in der Förderperiode 2021 bis 2027 (BNBest-P-ESF-Bund, BNBest-Gk-ESF-Bund und BNBest-P-Kosten-ESF-Bund)
6. Wer erhält Ihre Daten bzw. an wen werden diese übermittelt?
Empfänger der personenbezogenen Daten ist die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. Dies gilt jedoch nur für Programme, die von der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See umgesetzt werden. Soweit Ministerien oder andere Expertengruppen in das Verfahren (z.B. im Falle vorgeschalteter Interessenbekundungsverfahren oder zur Begutachtung Ihrer Sachberichte) eingebunden sind, sind auch diese Empfänger der personenbezogenen Daten.
Neben der DRV KBS sind auch der Bundesrechnungshof und ihm unterstellte Prüfungsämter (§§ 91, 100 BHO), der Europäische Rechnungshof (287 AEUV), die Europäische Kommission (Art. 70 Abs. 2 Allg. VO), das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) sowie die Europäische Staatsanwaltschaft (EuStA), die Verwaltungsbehörde (Art. 74 Allg. VO), die Bescheinigungsbehörde (Art. 76 Allg. VO) und die Prüfbehörde (Art. 77 Allg. VO 1) sowie ihre zwischengeschalteten Stellen berechtigt, die Verwendung der Zuwendung prüfen.
Zu diesem Zweck ist die DRV KBS verpflichtet, alle Unterlagen, die für die Prüfung benötigt werden, bereitzustellen bzw. zu übermitteln. Soweit erforderlich werden daher diesen Instanzen ggf. auch personenbezogene Daten von den Unterzeichnenden des Antrages bzw. zu Ansprechpartnern und Ansprechpartnerinnen, sowie vertretungsberechtigten Personen für das Vorhaben, Angaben zu Mitarbeitenden im Vorhaben, Honorarkräften und Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten des Vorhabenträgers und Teilvorhabenpartners übermittelt.
Eine Weitergabe Ihrer Daten zu kommerziellen Zwecken erfolgt nicht.
7. Werden die Daten an ein Drittland ggf. außerhalb des Geltungsbereiches der DSGVO übermittelt?
nein
8. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Die Daten müssen bis zum Abschluss der Förderperiode zuzüglich des von der Europäischen Kommission beanspruchten Prüfungszeitraums aufbewahrt werden. Gemäß Art. 82 Allg. VO sind alle Belege in Bezug auf ein aus dem ESF Plus unterstütztes Vorhaben für einen Zeitraum von fünf Jahren ab dem 31. Dezember des Jahres, in dem die DRV KBS die letzte Zahlung an den Vorhabenträger entrichtet hat, aufzubewahren. Daneben kommen die nationale Verwaltungsvorschrift für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (§§ 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO) - VV-ZBR BHO – und die darin enthaltenen Aufbewahrungsbestimmungen für die Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (ABestBHKR) zur Anwendung. Unter Einbeziehung aller genannten Vorschriften werden die zahlungsbegründenden Unterlagen (einschließlich der entsprechenden personenbezogenen Daten) bis zum 31.12.2035 aufbewahrt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Akten vernichtet bzw. die Daten gelöscht.
9. Betroffenenrechte
Nach der DSGVO stehen den Betroffenen nachfolgende Rechte zur Verfügung. Diese können beim unter 2. aufgeführten datenschutzrechtlich Verantwortlichen geltend machen.
a) Recht auf Auskunft – Art. 15 DSGVO
Mit dem Recht auf Auskunft erhält die von einer Datenverarbeitung betroffene Person eine umfassende Einsicht in die sie angehenden Daten und einige andere wichtige Kriterien, wie beispielsweise die Verarbeitungszwecke oder die Dauer der Speicherung. Es gelten die in § 34 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.
b) Recht auf Berichtigung – Art. 16 DSGVO
Das Recht auf Berichtigung beinhaltet die Möglichkeit für die betroffene Person, unrichtige sie angehende personenbezogene Daten korrigieren zu lassen.
c) Recht auf Löschung – Art. 17 DSGVO
Das Recht auf Löschung beinhaltet die Möglichkeit für die betroffene Person, Daten beim Verantwortlichen löschen zu lassen.
Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn diese personenbezogenen Daten nicht mehr notwendig sind, rechtswidrig verarbeitet werden oder eine diesbezügliche Einwilligung widerrufen wurde. Es gelten die in § 35 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.
d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Art. 18 DSGVO
Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung beinhaltet die Möglichkeit für die betroffene Person, eine weitere Verarbeitung der sie angehenden personenbezogenen Daten vorerst zu verhindern. Eine Einschränkung tritt vor allem in der Prüfungsphase anderer Rechtewahrnehmungen durch die betroffene Person ein.
e) Recht auf Datenübertragbarkeit – Art. 20 DSGVO
Das Recht auf Datenübertragbarkeit beinhaltet die Möglichkeit für die betroffene Person, die sie angehenden personenbezogenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format vom Verantwortlichen zu erhalten, um sie ggf. an einen anderen Verantwortlichen weiterleiten zu lassen.
Dieses Recht steht dann nicht zur Verfügung, wenn die Datenverarbeitung der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben dient.
f) Recht auf Widerspruch - Art. 21 DSGVO
Das Recht auf Widerspruch beinhaltet die Möglichkeit für eine betroffene Person, aus Gründen die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, solchen weiteren Verarbeitungen ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, die zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben oder berechtigter öffentlicher sowie privater Interessen erfolgen. Es gelten die in § 36 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.
g) Recht auf Beschwerde – Art. 77 DSGVO
Die betroffene Person kann unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten etwa gegen die DSGVO verstößt.
Hinweis: Die für die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde können Sie wie folgt erreichen:
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Husarenstr. 30
53117 Bonn
Telefon: 0228 997799 0
Telefax: 0228 997799 5550
E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de
h) Recht auf Widerruf der Einwilligung – Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Sofern die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, hat die betroffene Person das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch diese nicht berührt.
10. Notwendigkeit der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See - hier im Aufgabenbereich Zuwendungen im Bereich des Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus) - steht im unmittelbaren Zusammenhang mit der Wahrnehmung ihrer öffentlichen Aufgaben. Für die Erfüllung dieser Aufgaben ist die Bereitstellung der o.g. personenbezogenen Daten erforderlich. Dementsprechend sind die Vorhabenträger verpflichtet, diese bereitzustellen. Denn im Falle der Nichtbereitstellung könnte der Antrag auf Zuwendung nicht bearbeitet werden.
11. Werden Entscheidungen automatisiert getroffen? – Art. 13 Abs. 2 f DSGVO
nein